会展会议策划(会展的核心功能包括)
发布时间:2021/02/02 19:23:26 点击:2

组织和策划展览活动三部曲

展会主办方需要重点做好具体工作,包括参展商的确定、展会内容的宣传、展会位置的分配、安保事宜、辅助服务等。

参展单位的确定

一旦决定举办展览,邀请哪些单位参加是一个非常重要的问题。在详细考虑参展商时,一定要注意双方的意愿,而不是勉强。根据商务礼仪的要求,主办方应提前以适当的方式向参展商发出正式邀请或电话。

邀请或召集参展商的方式主要有广告和发送邀请函、召开新闻发布会等。无论哪种方式,展览的目的、展览的主要议题、参展商的范围和条件、举办展览的时间和地点、报名展览的具体时间和地点、咨询相关问题的联系方式、主办方提供的辅助服务以及参展商承担的基本费用必须同时如实向参展商报告,以便对方做出相应决定。

对于报名参展者,主办方应根据展会主题和具体情况进行必要的审核。不要对好与坏漠不关心。

官方参展单位名单确定后,主办单位应及时以专函形式发出通知,以便获准参展单位尽快做好准备工作。

展览内容的宣传

为了引起社会各界的关注,最大限度地发挥其影响力,主办方有必要大力宣传。宣传的重点应该放在展览内容上,因为只有这样才能真正引起各界人士的关注和兴趣。

宣传展览,特别是展览内容,可以采取以下方式:

首先是召开新闻发布会,

二是邀请记者参观采访。

第三是发布展览的新闻稿,

四是公开发布广告。

第五是张贴关于展览的海报,

第六,在展览现场分发了宣传材料和纪念品。

第七,在会场悬挂彩旗、彩带或横幅。

八是利用彩色气球和飞艇进行宣传。

可以选择这八种方法之一,也可以同时使用多种方法。在做出具体选择时,一定要量力而行,严格遵守法律法规,注意安全。

为了做好宣传工作,举办大型展览时,主办单位应设立对外宣传机构。

展示位置的分配

对于会展组织者来说,会展场地的规划和布局通常是他们的重要职责之一。布置展览场地时,基本要求是围绕既定主题合理组合搭配展出的各类展品,整体有序整合。

来源/湖南省贸促会国际交流服务中心编辑/展会海贼

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